仙台市が東日本大震災にかかわる公文書を選別

 　11月13日の朝日新聞デジタルに、「「震災公文書」一部廃棄へ　仙台市が選別開始、24年から公文書館に」と題した記事が出ています。

　記事よると、当初は「東日本大震災と復興の記録は、すべて歴史的公文書になりうる」としていたとのことですが、全量を残すのは現実的に難しいため、保存する文書と廃棄する文書の選別が、文書法制課と各課の協議により始まっているとのことです。

　今年の１月25日に開催された「第3回 （仮称）仙台市公文書館運営検討会議」で、具体的にどんな公文書を残すのかを示した資料（資料３「東日本大震災に関する文書の選別について」）が提出されていて、それを見ると具体的な文書名が表にまとめられています。また、「留意事項」として、

１　個人情報が主体で、同種のものが大量に存在する文書については、一部を資料として収集したうえで、残りの文書については廃棄する。
２　以下の文書については，収集選別を行わないこととする。
（１）事業の執行に伴い義務的に発生する業務に係るもの
（２）簡易な手続に関するもの

とされています（第３回会議の会議録はこちら。資料3は上記「（仮称）仙台市公文書館運営検討会議」のリンク先から参照してください）。

　何を保存するのかはもちろん難しいのですが、特に何を廃棄するのかの判断は、廃棄してしまえばこの世に存在しなくなるのですから、より一層判断が難しいわけですが、上記「留意事項」に示された廃棄および収集選別しないものの判断は適切だと思います。同種で大量にあるものは、仮に全部残せば、煩雑になり、かえって整理がしづらく、そのすべてが閲覧されることも想像しがたいですので、サンプルがあれば十分だと考えられるからです。また、「事業の執行に伴い義務的に発生する業務に係るもの」というとわかりにくいですが、例えば公金を支出する際の「支出票」のようなものがそれにあたると思われますので、当然残す必要はありません。「簡易な手続きに関するもの」も、簡易な手続きで済むような案件は、おそらく簡易なことですので、当然いらないでしょう。逆にこれらのものが残っていても、将来的に閲覧されることはないでしょう。将来の参考資料となるものを残すわけですから、参考になりそうもないものは残す必要はないわけです。

　そうはいっても、実際現場では、できる限り将来のために役立つ文書を残そうと、非常に悩みながら選別していると想像されます。東北の被災市町村では初の公文書館となる仙台市公文書館ですので、今後も注目していきましょう。